株式会社ホロニック（以下、「当社」という。）は、コミュニティ型ホテルの企画・開発・運営、地域資源の企画、コンサルティング事業を行うにあたって、個人情報の果たす役割と重要性を認識し、かつ、個人情報を保護することの社会的な責任を認識して、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、運用、適正管理することによって、当社が保有、または取得する個人情報の保護に努めます。

1.個人情報の取得、利用、提供

当社は、事業活動の範囲内で個人情報の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。

2.法令・規範の遵守

当社は、個人情報に関する法律及び関連法令、主務官庁の指針、所属団体などの規範等を遵守致します。

3.個人情報の適正管理

当社は、ご提供いただいた個人情報は当社で厳重に保管・管理するとともに、個人情報の漏洩、滅失又は毀損などを防止するために、必要かつ適切な安全管理措置および是正処置を講じます。

4.個人情報保護に関する相談および苦情へのお問合せ

当社は、個人情報の取り扱い等に関する苦情や相談に対し、対応窓口を定め、対応窓口はこれらに誠実に対応いたします。

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、個人情報保護マネジメントシステムの運用状況を定期的に確認および監査し、これらの結果に基づく継続的な個人情報保護マネジメントシステムの改善をいたします。

制定日：2024年7月22日
改定日：2025年12月25日
株式会社ホロニック
代表取締役　長田　一郎

株式会社ホロニック（以下、「当社」という。）は、個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法令を遵守し、当社で取り扱う個人情報の取得、利用および管理を行う事により、お客様の個人情報を守ります。

1.個人情報取扱事業者の名称及び住所並びに代表者の氏名

株式会社ホロニック
〒658-0032 兵庫県神戸市東灘区向洋町中6-9 神戸ファッションマート10F
代表取締役　長田　一郎

2.個人情報保護管理者の氏名、所属及び連絡先

経営管理本部 本部長
電話番号078-858-6908
受付時間　平日10:00～18:00

3.個人情報と利用目的

個人情報と利用目的は次のとおりです。

• ［ホテルのLINE会員の個人情報］＊
• ［ホテルの会員の個人情報］＊
• ［受託元のホテル宿泊者の個人情報］
• ［物販購入者の個人情報］＊
• ［物販発送先の個人情報］＊
• ［クラブ会員の個人情報］
  • 当社各施設の宿泊、宴会、婚礼、飲食、 物販などの業務における連絡、手配、情報資料送付、料金の請求
  • 当社各施設の営業案内
  • 顧客動向分析
• ［取引先の個人情報］＊
  • 業務上の連絡、契約履行、商談
• ［採用応募者の個人情報］＊
  • 採用選考に係る連絡、採用の判定
• ［お問合せ者の個人情報］＊
  • お問合せ頂いた方への回答
• ［従業員・退職者の個人情報］＊
  • 業務連絡、従業者管理に係わる業務
  • 退職者との連絡

（＊＝保有個人データ）

4.開示等のご請求に応じる手続き

お客様の個人情報を、法律に基づき開示が義務づけられている等の特別の事情が無い限り、お客様本人の事前の承諾なしに第三者に個人情報の開示・提供をいたしません。

• 当社で保有する個人データ又は第三者提供記録に関して、個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、第三者提供記録の開示、消去及び第三者への提供の停止）をご希望の旨と、ご連絡先（現住所・電話番号）を明記のうえ、下記取扱い窓口まで郵送にてご連絡ください。
• 開示等の請求等に応じる手続の手順は以下の通りです。

1. 受付手順
   • 本人へ郵送の『個人情報開示等請求書』を提出してください。
   • 本人確認は提出方法(直接提出・郵送等)に係わらず、必要事項が記入された所定　の申請書類と添付された本人確認書類の内容を照合確認します。
2. 本人確認方法

   開示等の請求等に関して、本人確認は以下の書類で判断します。
   なお、開示等の請求等をすることできる代理人は、本人が委任した代理人・親権者の代理人(本人が未成年者)・成年後見人・未成年後見人とします。

   • 本人の場合
     • 「対象者本人の本人確認書類」（※１参照）
   • 本人が委任した代理人の場合
     • 「対象者本人の本人確認書類」（※１参照）
     • 「代理人の本人確認書類」（※１参照）
     • （対象者本人からの）委任状
   • 親権者の代理人の場合
     • 「対象者本人の本人確認書類」（※１参照）
     • 「代理人の本人確認書類」（※１参照）
     • 「本人との続柄を証明する書類」（戸籍謄本、住民票謄本、在留カード）
   • 成年後見人または未成年後見人の場合
     • 「対象者本人の本人確認書類」（※１参照）
     • 「代理人の本人確認書類「（※１参照）
     • 「代理人であることを証明する書類」（登記事項証明書）

   ※１ 本人確認書類

   「対象者本人の本人確認書類」および「代理人の本人確認書類」
   「運転免許証・パスポート・在留カード 等の写真付きの公的証明書のいずれかのコピー１点」または、「健康保険の被保険者証・年金手帳・住民票等の写真付きでない公的証明書のいずれかのコピー2点」

   • 本籍地などの機微情報は提出時にマスキングをしてください。
   • 電話による場合は、本人を判別できる一定の登録情報（氏名・生年月日、またはID・パスワード等）の確認後、窓口責任者がコールバックを行います。

3. 権利行使への対応期間と費用
   • 保有個人データの利用目的の通知及び開示又は第三者提供記録の開示の請求の場合は、一回につき500円申し受けます。その場合は500円分の定額小為替を提出書類に同封してください。
   • 保有個人データの内容の訂正、追加または削除、利用の停止、削除及び第三者への提供の停止に関しては、手数料を徴収しません。
   • 当社への郵送料および為替発行料金は請求者の負担とします。
   • 手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨を請求者に連絡します。所定の期間内に支払いが確認できない場合、開示等の請求等がなかったものとして対応します。
4. 上記確認後、合理的な期間および範囲でご郵送にて回答いたします。

5.個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社は、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、以下の通り、組織的、人的、物理的、技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。

• 組織的安全管理措置
  個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しています。
• 人的安全管理措置
  個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施していま す。個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
• 物理的安全管理措置
  個人データを取り扱う区域において、従業者の⼊退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
  個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
• 技術的安全管理措置
  アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導⼊しています。

6.個人情報の取扱いおよび苦情に関する窓口

株式会社ホロニック
〒658-0032 兵庫県神戸市東灘区向洋町中6-9 神戸ファッションマート10F
電話番号078-858-6908
受付時間　平日10:00～18:00